Guide à l'intention des comités de sélection

1. Aperçu du Programme de bourses d'études supérieures du Canada Vanier

Le gouvernement du Canada a lancé le Programme de BESC Vanier en 2008 pour attirer les meilleurs étudiants au doctorat d'ici et d'ailleurs et faire du Canada un centre d'excellence en recherche et en enseignement supérieur dans le monde. Les réussites universitaires des boursiers Vanier dans les domaines des sciences humaines, des sciences naturelles, du génie ou de la santé sont remarquables, et leurs qualités de leadership sont reconnues.

Les étudiants qui souhaitent obtenir une BESC Vanier doivent demander à l'établissement canadien auquel ils s'inscrivent pour leurs études doctorales de poser leur candidature en leur nom. En fonction de leur quota, les établissements canadiens proposent au Programme de BESC Vanier un nombre limité de candidatures.

Jusqu'à 166 bourses Vanier sont offertes chaque année. Elles sont réparties également entre les trois organismes subventionnaires fédéraux qui accordent chacun 55 bourses annuellement. La bourse additionnelle est attribuée à tour de rôle par le CRSNG ou les IRSC.

Le Secrétariat Vanier-Banting, qui est hébergé aux IRSC, est responsable de l'administration quotidienne du programme.

2. Politiques et considérations ayant une incidence sur le processus d’évaluation

En plus des lignes directrices susmentionnées concernant les conflits d'intérêts, les membres sont priés de garder à l'esprit les politiques et lignes directrices suivantes au moment d'évaluer les candidatures.

• 2.1 Confidentialité des documents relatifs aux candidatures

  Une fois connectés à RechercheNet, les membres des comités de sélection doivent lire l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité pour les membres des comités d'évaluation, les évaluateurs externes et les observateurs et accepter de s'y conformer. Cette politique décrit les attentes et les exigences des trois organismes.

  Les candidatures sont attribuées aux membres des comités de sélection en toute confiance. Elles doivent servir à des fins d'évaluation uniquement et être conservées dans un lieu sûr auquel ni les collègues ni les étudiants n'ont accès. En outre, les documents dont les membres des comités de sélection n'ont plus besoin doivent être détruits de façon sécuritaire (c.-à-d. par déchiquetage) au terme du processus d'évaluation, ce qui comprend les notes et documents personnels. Les dossiers de candidature et autres fichiers transmis aux membres par voie électronique doivent être supprimés. Si, après le concours, le Secrétariat nécessite l'aide de membres des comités de sélection pour obtenir de plus amples renseignements sur un candidat en particulier, ces membres recevront de nouvelles copies des documents pertinents.

• 2.2 Confidentialité des recommandations

  Toutes les recommandations de financement doivent être approuvées par le Comité directeur des PTO qui peut les modifier pour des raisons de budget, d'erreurs administratives ou de non-conformité aux politiques des organismes subventionnaires fédéraux.

  Les sujets traités durant les réunions des comités de sélection sont confidentiels. Il incombe au Secrétariat d'informer les candidats des résultats des délibérations des comités de sélection, et ce, après avoir obtenu l'approbation officielle du Comité directeur des PTO.

  Les discussions portant sur les candidatures sont également confidentielles. Rien de ce qui est dit ne peut être divulgué en dehors des comités de sélection. Seul le Secrétariat peut communiquer des renseignements aux candidats.

  Les résultats ne peuvent pas être dévoilés par les membres des comités de sélection avant l'annonce officielle du Secrétariat. Si un candidat ou le représentant d'un établissement demande à un membre d'un comité de sélection de l'informer d'une décision ou de toute autre question, ce dernier doit refuser de lui répondre et lui conseiller plutôt de s'adresser au Secrétariat. Le personnel du Secrétariat assure la liaison entre les comités de sélection et les candidats/établissements.

• 2.3 Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur l'accès à l'information

  La Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada stipule que les renseignements personnels fournis par les candidats ne doivent servir qu'à évaluer leur candidature et à prendre une décision quant à leur financement. Il est illégal de divulguer ou d'utiliser ces renseignements pour toute autre raison.

  Les renseignements personnels doivent être fournis directement par la personne concernée. Ils ne peuvent provenir d'autres sources que dans le cadre du processus d'évaluation officiel.

  Compte tenu du grand nombre de candidatures, les membres des comités de sélection n'ont pas à soumettre d'évaluation écrite pour chaque candidature.

  En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les candidats ont le droit d'obtenir l'information conservée par le Secrétariat à leur sujet ou concernant leur candidature, à l'exception du nom de leurs évaluateurs. Les candidats peuvent notamment avoir accès à l'opinion écrite d'un répondant au sujet de leur candidature (comme l'évaluation d'un répondant ou la lettre de mise en candidature).

  La liste des membres du comité de sélection de chacun des trois organismes sera affichée sur le site Web du Programme de BESC Vanier après l'annonce des décisions relatives au financement.

  Il est important que les membres des comités de sélection adhèrent rigoureusement aux lignes directrices énoncées dans la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

• 2.4 Rédaction épicène et inclusive

  On encourage les membres des comités de sélection à formuler leurs commentaires de manière épicène et inclusive. À l'écrit comme à l'oral, l'utilisation de tournures épicènes et inclusives se traduit par une évaluation plus exacte et plus respectueuse de la science et des candidatures.

  Il ne faut pas oublier que le genre est non binaire. Lorsque les projets de recherche ciblent l'ensemble de la population, les formulations basées sur une vision binaire, comme « les hommes et les femmes », sont à éviter. Il est préférable de dire « les hommes, les femmes et les personnes de diverses identités de genre » ou alors « les personnes de tous genres ». De plus, il faut faire attention au choix des termes. Voici quelques exemples de formules épicènes et inclusives qui peuvent servir de remplacement :

  • Au lieu de dire « anatomie de la femme/de l'homme », utilisez les termes précis de l'anatomie (p. ex. ovaires, utérus, testicules).
  • Au lieu de dire « l'homme » pour désigner l'ensemble des êtres humains, utilisez les termes « humanité », « être humain » ou « genre humain ».
  • Au lieu de dire « créé par l'homme », utilisez les termes « anthropique », « d'origine humaine », « artificiel » ou « synthétique ».

  Dans la mesure du possible, il faut privilégier les termes et les tournures épicènes lorsqu'on fait allusion aux candidats et candidates. Par exemple, on peut remplacer « le candidat » ou « la candidate » par « la personne candidate ». Une attention particulière doit être accordée au choix des termes afin de veiller à utiliser des formulations épicènes et inclusives lorsqu'elles existent. Par exemple :

  • « présidence » au lieu de « président » ou « présidente »
  • « congé parental » au lieu de « congé de maternité/paternité »

• 2.5 Langues officielles

  Comme tous les autres organismes fédéraux, les organismes subventionnaires jouent un rôle important dans la mise en œuvre de la Loi sur les langues officielles. Le Secrétariat est notamment tenu de s'assurer que :

  • le public peut communiquer avec le Secrétariat et en recevoir des services dans l'une ou l'autre des langues officielles;
  • son milieu de travail est propice à l'usage effectif des deux langues officielles tout en permettant au personnel d'utiliser l'une ou l'autre.

  Les organismes subventionnaires fédéraux doivent s'assurer que leurs comités de sélection et leur personnel sont tout à fait au courant de leurs obligations et de leurs droits en matière de langues officielles. Pour ce faire, ils doivent leur donner des documents sur ce sujet et joindre à leurs instructions des directives pertinentes.

  Conformément à son offre active de services bilingues, le Secrétariat tentera de nommer à ses comités de sélection autant de spécialistes possibles qui possèdent les compétences linguistiques requises.

  Les comités de sélection doivent s'assurer que toutes les candidatures sont évaluées en profondeur, peu importe la langue dans laquelle elles sont écrites (sous réserve des lignes directrices, énoncées ci-dessus, sur l'effort à consacrer aux candidatures de qualité inférieure). Cela peut vouloir dire qu'ils doivent parfois s'adresser au Secrétariat pour faire réattribuer à un membre du comité de sélection possédant les compétences linguistiques nécessaires les candidatures qu'ils ne sont pas en mesure d'évaluer.

• 2.6 Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche

  Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont signé la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA), qui « reconnaît la nécessité d’améliorer la façon dont les résultats de la recherche savante sont évalués ». Selon la DORA, les résultats de recherche ne se limitent pas à la publication d’articles dans les revues, mais ils peuvent comprendre un large éventail de contributions et de retombées.

  Les évaluateurs doivent mesurer la productivité et les progrès de façon générale en prenant en considération :

  • toute une gamme de contributions (publications de recherche, rapports, livres, documents d’orientation, ensembles de données, codes, outils, formations et mentorat, engagement communautaire, normes, logiciels, produits commercialisés) et de retombées (incidence sur les politiques et les pratiques, résultats cliniques, retombées sociétales, travaux de recherche en santé significatifs, culturellement sécurisants et fondés sur les distinctions);
  • la situation du candidat (p. ex. historique de congé, stade de carrière, domaines de recherche, acquis expérientiels, cheminement de carrière hors norme, responsabilités familiales, répercussions de la pandémie) et son incidence sur son parcours.

  Les indicateurs comme le nombre de publications et de citations ou la valeur et le nombre des subventions de recherche reçues ne devraient pas être examinés hors contexte pour évaluer la productivité. Les évaluateurs ne doivent pas se servir d’indicateurs bibliométriques, tels que les facteurs d’impact, comme succédané d’appréciation de la qualité et des retombées des publications de recherche individuelles. Comme l’indique la DORA, « le contenu scientifique d’un article est beaucoup plus important que les indicateurs de publication ou l’image de marque de la revue dans laquelle il a été publié ».

• 2.7 Considérations d'ordre éthique

  Il est important que les membres des comités de sélection préviennent le personnel du Secrétariat lorsqu'ils ont des préoccupations quant au caractère éthique de la recherche proposée. Voici quelques exemples de problèmes qui pourraient se poser :

  • l'emploi d'animaux dans les expériences où l'importance de la recherche proposée ne semble pas justifier l'emploi d'animaux ni le protocole proposé;
  • une sensibilité insuffisante à l'égard de sujets humains dans des expériences;
  • une formation insuffisante dans la manutention de substances biologiques ou de produits chimiques dangereux.

  Si un membre a des préoccupations d'ordre éthique, il doit en discuter sans délai avec le personnel du Secrétariat afin de déterminer s'il est possible de résoudre rapidement le problème ou si l'attribution de la bourse devrait être reportée jusqu'à ce qu'il ait été résolu. L'évaluation des candidatures devrait se poursuivre sans être influencée par cette question.

• 2.8 Conduite responsable de la recherche

  Les trois organismes subventionnaires fédéraux, à savoir le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada et les Instituts de recherche en santé du Canada, se sont engagés à mettre en place et à maintenir un milieu qui encourage et favorise la conduite responsable de la recherche. Le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche décrit les responsabilités et les politiques connexes qui s'appliquent aux chercheurs, aux établissements et aux organismes et qui, ensemble, contribuent à la mise en place d'un milieu de recherche favorable.

  Les organismes subventionnaires fédéraux s'attendent à ce que la plus haute norme d'intégrité soit respectée dans l'exécution de la recherche qu'ils financent. En présentant leur demande par voie électronique au Secrétariat, les candidats s'engagent à respecter divers principes, dont la conformité au Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche.

  Si les membres d'un comité de sélection constatent un manque d'intégrité, ils doivent en aviser le personnel du Secrétariat le plus tôt possible. Le Secrétariat Vanier-Banting fera part de l'allégation au Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche pour qu'il puisse faire un suivi. De telles allégations ne devraient pas être prises en compte dans le processus d'évaluation ni faire l'objet de discussions en comité, sauf si elles ont une incidence sur la qualité scientifique de la candidature.

  Au cours du processus d'évaluation, il est possible qu'un membre d'un comité soit confronté à un cas d'inconduite (p. ex. fausse représentation apparente portant sur des publications ou des données, plagiat, ou autre problème tel qu'un manque de contrôle/suivi adéquat au sein d'un établissement ou des restrictions excessives sur la diffusion de la recherche financée par des fonds fédéraux). Le cas échéant, le membre doit en aviser le personnel du Secrétariat le plus rapidement possible.

• 2.9 Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications et Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche

  Les trois organismes estiment que les résultats de recherche produits au moyen de fonds publics appartiennent, dans la mesure du possible, au domaine public. Les titulaires de subvention doivent satisfaire aux exigences de la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, en veillant à ce que tout article publié dans une revue à comité de lecture découlant d'une recherche financée par les trois organismes soit librement accessible dans les 12 mois suivant sa publication. De plus, conformément à la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche, les trois organismes s'attendent à ce que les titulaires de subvention gèrent leurs données de recherche de façon responsable et sécuritaire et, lorsque les obligations éthiques, juridiques et commerciales le permettent, qu'ils les rendent accessibles à d'autres personnes.

3. Rôles et responsabilités

• 3.1 Comité de sélection

  3.1.1 Présidence

  Le président du comité de sélection joue un rôle de surveillance important au sein du comité. Chaque comité comprend un président à qui il incombe, en collaboration avec le personnel du Secrétariat Vanier-Banting, de veiller au bon fonctionnement, à l’efficacité et à l’objectivité du comité d’évaluation, ainsi qu’à la mise en place et au maintien d’un milieu positif, constructif et équitable dans le cadre duquel les candidatures sont évaluées.

  Le président a les responsabilités suivantes :

  • Fournir des conseils au Secrétariat Vanier-Banting sur l’exécution du programme;
  • Assurer l’évaluation ordonnée et entière des candidatures pendant la réunion du comité de sélection;
  • Veiller à ce que, tout au long du processus d’évaluation, tous les aspects importants d’une candidature soient pris en compte à la lumière des critères de sélection;
  • Anticiper le moment où une discussion atteint son point de saturation ou, au contraire, savoir faire avancer une discussion pour aborder des points manquants, puis synthétiser efficacement les points soulevés et passer à l’étape suivante de l’évaluation par les pairs;
  • Exiger le respect lors des discussions et l’échange d’informations portant sur le contenu de la mise en candidature, intervenir lorsque des paroles déplacées ou hors de propos sont tenues et maintenir les critères d’évaluation au centre du débat;
  • Réagir avec promptitude et de façon proportionnée pour apaiser les esprits lors d’une discussion animée en faisant preuve d’entregent, par exemple en incitant les membres du comité à adopter une attitude positive et à montrer de l’ouverture, en passant à d’autres points de façon collégiale, et en étant attentif, impartial et équitable;
  • Promouvoir la participation active des membres du comité et accorder la même importance et le même respect aux opinions de chacun en prenant soin de limiter le temps de parole des évaluateurs et en intervenant lorsque des problèmes d’équité surgissent;
  • Diriger les efforts du comité pour maintenir la meilleure qualité d’évaluation possible, en conformité avec la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA), et pour assurer la cohérence ainsi que l’équité de l’approche employée durant la réunion;
  • Assurer la transmission des recommandations au Secrétariat;
  • Représenter le comité dans ses échanges avec le Secrétariat sur les questions liées aux politiques, y compris la présentation d’un rapport au Secrétariat après la réunion.

  Le président n'est pas chargé d'évaluer les candidatures.

  Remarque : Le Secrétariat demande aux membres du comité de sélection de ne pas faire de recommandations officielles concernant un futur président (c.-à-d. qu'aucune lettre de recommandation officielle n'est requise). Les suggestions informelles au sujet d'éventuels présidents devraient plutôt être transmises à l'administrateur du Programme de BESC Vanier.

  3.1.2 Responsables de l'évaluation

  Tous les responsables de l'évaluation ont les responsabilités suivantes :

  • Respecter les lignes directrices et les règles du Programme de BESC Vanier qui s'appliquent à l'évaluation des candidatures, aux conflits d'intérêts, aux communications avec les candidats et à la confidentialité;
  • Participer aux discussions du comité;
  • Conseiller le personnel du Secrétariat Vanier-Banting sur toute question relative aux politiques ou aux procédures liées à l'évaluation des candidatures;
  • Conseiller et aider le président du comité dans la préparation du rapport faisant suite à la réunion du comité de sélection.

  Chaque responsable de l'évaluation peut se voir attribuer un ou plusieurs des quatre rôles énumérés ci-dessous.

  3.1.2.1 Évaluateur

  Un évaluateur principal ou secondaire est un membre qui :

  • est chargé d'évaluer une ou plusieurs candidatures;
  • siège au comité de sélection auquel ces candidatures ont été soumises aux fins d'évaluation.

  L'évaluateur principal ou secondaire a les responsabilités suivantes :

  • Procéder à l'évaluation de chacune des candidatures qui lui sont assignées, en fonction des critères de sélection;
  • Attribuer des cotes préliminaires aux candidatures;
  • Remettre ces cotes au Secrétariat Vanier-Banting à l'aide de RechercheNet dans un délai raisonnable;
  • Présenter les candidatures évaluées et en discuter au cours des délibérations du comité.

  3.1.2.2 Troisième lecteur

  Un troisième lecteur est un membre qui :

  • est chargé d'évaluer une ou plusieurs candidatures qui feront l'objet de discussions à la réunion;
  • siège au comité de sélection auquel ces candidatures ont été soumises aux fins d'évaluation;
  • n'a pas déjà agi à titre d'évaluateur principal ou secondaire pour ces candidatures.

  Le troisième lecteur a les responsabilités suivantes :

  • Procéder à l'évaluation de chacune des candidatures qui lui sont assignées en fonction des critères de sélection, en accordant une attention particulière au troisième critère;
  • Attribuer des cotes préliminaires aux candidatures avant la réunion du comité de sélection;
  • Remettre ces cotes au Secrétariat Vanier-Banting à l'aide de RechercheNet dans un délai raisonnable;
  • Participer à la discussion et à la détermination des résultats finaux des candidatures pendant les délibérations du comité.

  3.1.2.3 Lecteur invité

  Un lecteur invité est un membre qui :

  • est chargé d'évaluer des candidatures provenant d'un autre comité de sélection du Programme de BESC Vanier;
  • possède une expertise dans un ou plusieurs des principaux domaines de recherche du programme de recherche proposé.

  Le lecteur invité a les responsabilités suivantes :

  • Procéder à l'évaluation de chacune des candidatures qui lui sont assignées, en fonction des critères de sélection;
  • Présenter oralement son évaluation au comité de sélection pendant la réunion;
  • Participer à la discussion (y compris sur la cote finale et le classement) portant sur les candidatures pendant les délibérations du comité.

  Pour de plus amples renseignements, voir le point 4.2.8 b) Détermination des candidatures à faire évaluer par des lecteurs invités.

  3.1.2.4 Expert invité

  Un expert invité est un membre qui :

  • est chargé d'évaluer des candidatures qui proposent un projet impliquant respectueusement des communautés autochtones et qui proviennent d'un autre comité de sélection du Programme de BESC Vanier (si le comité n'est pas doté de l'expertise voulue en recherche autochtone);
  • possède une expertise en recherche autochtone.

  Remarque : Les communautés autochtones se composent généralement de personnes, de groupes, d'organismes et de populations qui s'identifient comme Autochtones (Premières Nations, Inuk (Inuits) et Métis). Leurs membres sont susceptibles d'habiter et de travailler n'importe où au Canada.

  L'expert invité a les responsabilités suivantes :

  • Procéder à l'évaluation de chacune des candidatures qui lui sont assignées en fonction des critères de sélection, en mettant l'accent sur les composantes autochtones de la candidature;
  • Fournir des commentaires sur les composantes autochtones de la candidature pendant les délibérations du comité.

  Pour de plus amples renseignements, voir le point 4.2.8 c) Détermination des candidatures à faire évaluer par des experts invités.

  3.1.2.5 Spécialistes de l'équité, de la diversité et de l'inclusion (EDI)

  Un spécialiste de l'EDI est un membre qui :

  • s'assure que les principes d'EDI ont été pris en compte dans l'évaluation des candidatures, contribue à sensibiliser les membres du comité à l'EDI et à les informer à cet égard, et favorise une culture selon laquelle l'EDI est naturellement prise en compte durant le processus d'évaluation.

  Les spécialistes de l'EDI a les responsabilités suivantes :

  • Servir de modèle pour la prise en compte appropriée des éléments de l'EDI dans l'évaluation et la présentation des évaluations de manière à faire valoir les pratiques exemplaires auprès des membres du comité;
  • S'assurer que le comité tient compte des principes d'EDI dans l'évaluation de tous les dossiers qui font l'objet de discussions pendant la réunion, s'il y a lieu.

  L'EDI est la responsabilité du comité dans son ensemble et devrait constituer une pratique exemplaire pour tous les évaluateurs.

• 3.2 Administrateur du programme

  Les principales responsabilités de l'administrateur du Programme de BESC Vanier durant le concours sont notamment :

  • de faire la liaison et de maintenir de bons rapports de travail entre le comité de sélection et le Secrétariat Vanier-Banting;
  • de conseiller le comité sur les politiques, les lignes directrices et les procédures du Secrétariat et l'aider à s'assurer que les candidatures sont évaluées de façon uniforme;
  • d'aider le comité de sélection à respecter les principes de la Déclaration de San Francisco sur l'évaluation de la recherche (DORA);
  • d’assister le président dans son rôle avant, pendant et après les réunions en répondant aux questions posées, en apportant des précisions sur les processus et les politiques et en fournissant des renseignements importants pour assurer le bon déroulement du processus d’évaluation par les pairs;
  • de servir de « mémoire » au comité de sélection en assurant, d'année en année, l'uniformité de l'approche employée;
  • de porter les documents pertinents, tels que les documents de référence fournis par le Secrétariat, à l'attention des membres du comité pour les aider dans leurs délibérations, et aider les membres à utiliser ces documents de référence;
  • de s'assurer que les recommandations sont consignées avec exactitude;
  • de s'assurer que les recommandations quant aux bourses à accorder sont conformes aux lignes directrices du Secrétariat;
  • de porter tout problème à l’attention du président du comité de sélection, du chef d’équipe du Programme de BESC Vanier, du directeur adjoint, du représentant du Secrétariat, ou du directeur administratif;
  • de recommander des évaluateurs qui pourraient siéger à des comités de futurs concours.

  L'administrateur du programme n'est membre d'aucun comité et il n'a pas de droit de vote.

• 3.3 Directeur administratif, directeur adjoint, représentant du Secrétariat et chef d’équipe

  Les principales responsabilités du directeur administratif, du directeur adjoint, du représentant du Secrétariat et du chef d’équipe du Programme de BESC Vanier sont notamment :

  • de surveiller la qualité des évaluations et l'efficacité du Programme;
  • de se prononcer sur les questions en matière de politiques;
  • de définir et suivre les questions de politique et de conseiller l'administrateur du programme sur la façon d'interpréter les politiques et les règlements;
  • de diriger, avec l'administrateur du programme, les discussions sur les politiques des comités de sélection du Programme de BESC Vanier.

4. Processus d'évaluation

Le processus d'évaluation comprend les étapes suivantes, qui sont décrites ci-dessous :

• 4.1 Critères de sélection
• 4.2 Avant la réunion du comité de sélection de chaque organisme
  • 4.2.1 Séances d'information sur le processus de sélection et exercices de pondération
  • 4.2.2 Réception et attribution des candidatures
  • 4.2.3 Signalement des conflits d'intérêts par les membres du comité de sélection
  • 4.2.4 Formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion
  • 4.2.5 Évaluation et cotation préliminaires des candidatures
  • 4.2.6 Classement préliminaire et attribution des candidatures aux troisièmes lecteurs, aux lecteurs invités et aux experts invités
  • 4.2.7 Choix des candidatures qui feront l'objet d'une discussion à la réunion
  • 4.2.8 Désignation de troisièmes lecteurs et de lecteurs/experts invités
  • 4.2.9 Attribution des cotes préliminaires aux candidatures (troisièmes lecteurs)
  • 4.2.10 Mise à jour du classement préliminaires
• 4.3. Durant la réunion du comité de sélection de chaque organisme
  • 4.3.1. Processus d'évaluation au cours de la réunion
  • 4.3.2. Formulation des recommandations de financement
  • 4.3.3. Discussions sur les politiques
• 4.4. Après la réunion du comité de sélection de chaque organisme
  • 4.4.1. Préparation et présentation du rapport du président

Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont signé la Déclaration de San Francisco sur l’évaluation de la recherche (DORA), qui reconnaît que les résultats de recherche ne se limitent pas à la publication d’articles dans les revues, mais qu’ils peuvent comprendre un large éventail de produits. Il faut évaluer la productivité dans son ensemble (c.-à-d. non seulement en fonction des publications) et examiner la situation du candidat (p. ex. stade de carrière, historique de congé). Autrement dit, les évaluateurs doivent tenir compte :

• de diverses formes de contributions (articles de recherche, brevets, rapports, affiches, résumés, monographies, présentations, réalisations artistiques, livres, documents d’orientation, normes, logiciels et produits commercialisés, articles en prépublication, protocoles, activités de mobilisation des connaissances, activités communautaires, etc.) ainsi que de divers résultats (influence sur les politiques et les pratiques, retombées sociétales, travaux de recherche significatifs, culturellement sécurisants et fondés sur les distinctions, etc.).
  • Il faut tenir compte des façons de travailler propres à chacun, des réalisations, des engagements, des différences entre disciplines et des variations des normes communautaires et culturelles. Par exemple, la collaboration, l’esprit d’équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d’un personnel hautement qualifié.
    • L’identité du candidat (sexe, genre, race, handicap, statut socioéconomique, etc.) ne devrait pas avoir d’incidence sur la façon dont ces éléments sont évalués.
    • Les articles écrits par un seul auteur ou par plusieurs auteurs suscitent les mêmes attentes.
    • Le cas échéant, le mérite des contributions non universitaires dans le cadre de recherches impliquant respectueusement les Autochtones doit être pris en considération.
• de la situation du candidat (p. ex. problèmes de santé, responsabilités familiales, handicaps, traumatismes ou pertes, répercussions de la pandémie, stade de carrière, domaine de recherche, acquis expérientiels, cheminement de carrière hors norme) et de son incidence sur le travail du candidat (voir les diverses formes de contributions). Veuillez prendre note des précisions suivantes concernant le domaine de recherche et le stade de carrière :
  • les évaluateurs doivent tenir compte de la discipline ou du domaine de recherche du candidat lorsqu’ils évaluent les candidatures. Par exemple, le nombre de publications produites peut varier si l’on compare des chercheurs de divers domaines;
  • les évaluateurs doivent porter attention au stade de carrière des candidats afin de mieux évaluer et pondérer les demandes qui leurs ont été attribuées (p. ex. étudiants qui sont passés directement du baccalauréat au doctorat par rapport à ceux qui qui sont passés au doctorat après avoir obtenu une maîtrise). On demande aux évaluateurs de faire preuve d’esprit critique pour déterminer si la formation visée par un candidat aura les retombées professionnelles désirées, comparativement à d’autres candidats.

Les indicateurs comme le nombre de publications et de citations ou la valeur et le nombre des subventions de recherche reçues ne devraient pas être examinés hors contexte pour évaluer la productivité et les progrès. Les évaluateurs ne doivent pas se servir d’indicateurs bibliométriques, tels que les facteurs d’impact, comme succédané d’appréciation de la qualité et des retombées des publications de recherche individuelles. Comme l’indique la DORA, « le contenu scientifique d’un article est beaucoup plus important que les indicateurs de publication ou l’image de marque de la revue dans laquelle il a été publié ».

• 4.1 Critères de sélection

  Les candidatures sont évaluées et sélectionnées en fonction des trois critères suivants, qui reçoivent une pondération égale :

  1. Excellence universitaire
  2. Potentiel de recherche
  3. Compétences en leadership (potentielles et manifestes)

  Lors de l'évaluation des candidatures, le prestige de la BESC Vanier ainsi que le stade et la nature de la carrière de recherche du candidat doivent être pris en considération.

  Les trois organismes subventionnaires s'emploient activement à promouvoir l'équité et la diversité, ainsi qu'à réduire les préjugés inconscients dans leurs processus d'évaluation. À cette fin, le Secrétariat a dressé une liste de ressources que les membres des comités de sélection peuvent consulter en ce qui concerne l'équité, la diversité et l'inclusion.

  Critère	Indicateurs	Sources
  Excellence universitaire Le bilan des études universitaires du candidat et l'excellence démontrée de ses résultats scolaires durant sa carrière universitaire. Les membres doivent tenir compte de l'ensemble du dossier universitaire du candidat pour juger de son excellence. Il faut voir d'un œil favorable les cas où l'on observe une tendance vers l'amélioration ou ceux où le candidat fournit une explication valable de son parcours dans le document de Circonstances spéciales.	Dossier universitaire : relevés de notes durée des études antérieures du candidat exigences des programmes et cours suivis charge de cours classement relatif dans le programme (si cette information est connue)	Relevés de notes Section sur la formation universitaire dans le CV commun Déclaration sur le leadership personnel Circonstances spéciales
  	Commentaires des établissements	Lettre de mise en candidature de l'établissement
  	Bourses/prix (compétitivité, montant, durée et prestige)	CV commun
  Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont signé la Déclaration de San Francisco sur l'évaluation de la recherche (DORA), qui reconnaît que les résultats de recherche ne se limitent pas à la publication d'articles dans les revues, mais qu'ils peuvent comprendre un large éventail de produits. Il faut évaluer la productivité dans son ensemble (c.-à-d. non seulement en fonction des publications) et examiner la situation du candidat (p. ex. stade de carrière, historique de congé). Autrement dit, les évaluateurs doivent tenir compte : de la situation du candidat (p. ex. historique de congé, stade de carrière, domaine de recherche, acquis expérientiels, cheminement de carrière hors norme, responsabilités familiales, répercussions de la pandémie) et de son incidence sur le parcours du candidat, comme l'indique le document Circonstances spéciales.

  Critère	Indicateurs	Sources
  Potentiel de recherche Tel qu'il est attesté par les antécédents du candidat en recherche, sa volonté d'innover, le projet de recherche proposé, sa contribution potentielle à l'avancement des connaissances dans son domaine et les résultats attendus. Les évaluateurs doivent tenir compte de la sphère d'influence du candidat par rapport aux autres, dans le continuum d'un impact croissant au niveau : du programme de recherche de l'établissement du milieu de la recherche du milieu international de la recherche de la société en général Il faut prendre en considération les normes de productivité en recherche pour l'expérience et les compétences du candidat par rapport à sa situation personnelle (phase d'étude, expérience vécue et systèmes de connaissances du candidat).	Formation pertinente, comme des études universitaires et une expérience de travail pertinente (programme coop inclus), une expérience vécue et de l’enseignement traditionnel	Section sur l'expérience de travail dans le CV commun Déclaration sur le leadership personnel Évaluations des répondants Circonstances spéciales
  	Qualité des contributions – articles de recherche, brevets, rapports, affiches, résumés, monographies, livres, documents d’orientation, ensembles de données, codes, outils, normes, logiciels et produits commercialisés, protocoles, activités de mobilisation des connaissances, réalisations artistiques, activités communautaires, etc. – et mesure dans laquelle elles font progresser le domaine de recherche	Contributions à la recherche Évaluations des répondants CV commun
  	Qualité de la proposition de recherche (axe particulier et faisabilité de la question et des objectifs de recherche, importance et contributions prévues à la recherche)	Proposition de recherche
  	Exercice d'un bon jugement et esprit critique Conduite responsable et éthique de la recherche, par exemple : études honnêtes et sérieuses; analyse rigoureuse; engagement en matière de sécurité et de diffusion des résultats de la recherche et respect de normes professionnelles Enthousiasme pour la recherche, originalité, esprit d'initiative, autonomie ainsi que participation et sensibilisation pertinentes de la collectivité Capacité ou potentiel de communiquer clairement et logiquement, par écrit et oralement, des concepts théoriques, techniques ou scientifiques Expérience et réalisations en recherche par rapport aux attentes pour une personne ayant l'expérience universitaire du candidat	Déclaration sur le leadership personnel Évaluations des répondants Lettre de mise en candidature Proposition de recherche
  Remarque Analyse comparative entre les sexes et les genres Plus (ACSG Plus) : en évaluant la qualité de la proposition de recherche, il faut tenir compte du sexe, du genre et de la diversité dans le plan de recherche, le cas échéant. Les raisons et les méthodes d'intégration de l'ACSG Plus dans la recherche (depuis sa conception jusqu'à l'analyse des résultats) sont clairement décrites. Ces notions doivent être évaluées sur le plan de la rigueur scientifique et de l'utilité de la recherche proposée. Les trois organismes subventionnaires fédéraux ont signé la Déclaration de San Francisco sur l'évaluation de la recherche (DORA), qui reconnaît que les résultats de recherche ne se limitent pas à la publication d'articles dans les revues, mais qu'ils peuvent comprendre un large éventail de produits. Il faut évaluer la productivité dans son ensemble (c.-à-d. non seulement en fonction des publications) et examiner la situation du candidat (p. ex. stade de carrière, historique de congé). Autrement dit, les évaluateurs doivent tenir compte : de diverses formes de contributions (articles de recherche, brevets, rapports, affiches, résumés, monographies, présentations, réalisations artistiques, livres, documents d'orientation, normes, logiciels et produits commercialisés, articles en prépublication, protocoles, activités de mobilisation des connaissances, activités communautaires, etc.) ainsi que de divers résultats (influence sur les politiques et les pratiques, retombées sociétales, travaux de recherche significatifs, culturellement sécurisants et fondés sur les distinctions, etc.). Il faut tenir compte des façons de travailler propres à chacun, des réalisations, des engagements, des différences entre disciplines et des variations des normes communautaires et culturelles. Par exemple, la collaboration, l'esprit d'équipe et le mentorat sont des contributions importantes et valables à la recherche et à la formation d'un personnel hautement qualifié. L'identité du candidat (sexe, genre, race, handicap, statut socioéconomique, etc.) ne devrait pas avoir d'incidence sur la façon dont ces éléments sont évalués. Les articles écrits par un seul auteur ou par plusieurs auteurs suscitent les mêmes attentes. Le cas échéant, le mérite des contributions non universitaires dans le cadre de recherches impliquant respectueusement les Autochtones doit être pris en considération. Les indicateurs comme le nombre de publications et de citations ou la valeur et le nombre des subventions de recherche reçues ne devraient pas être examinés hors contexte pour évaluer la productivité et les progrès. Il ne faut donc pas se servir d'indicateurs bibliométriques, tels que les facteurs d'impact, comme succédané d'appréciation de la qualité et de l'incidence d'un article de recherche. Comme l'indique la DORA, « le contenu scientifique d'un article est beaucoup plus important que les indicateurs de publication ou l'image de marque de la revue dans laquelle il a été publié ». Les candidatures dont le projet de recherche implique les communautés autochtones doivent être évaluées en fonction de leur mérite sur le plan universitaire, comme d'habitude, en plus d'être soumises à un examen de la composante autochtone. Elles seront financées seulement si elles sont conformes aux piliers de la recherche impliquant respectueusement les Autochtones. Consultez la page Équité, diversité et inclusion pour en savoir plus.

  Critère	Indicateurs	Sources
  Compétences en leadership (potentielles et manifestes) au sein et à l’extérieur du milieu universitaire Compte tenu du prestige associé au Programme de BESC Vanier, ce critère de sélection est particulièrement important. Il doit être considéré de façon indirecte puisque les membres des comités de sélection n'ont pas la possibilité d'interroger les candidats. Lors de l'évaluation du critère de leadership, considérez comment le candidat est allé au-delà des attentes afin de surmonter les obstacles, de favoriser le développement des autres, de mettre en œuvre le changement ou de faire preuve de leadership. Il faut envisager les réalisations en fonction des occasions accessibles (manque d'occasions en raison du statut socioéconomique, milieux universitaires différents sur le plan culturel pour les étudiants ayant reçu une formation à l'étranger, etc.) Remarque : Pour les candidats de l'étranger, ces occasions auraient pu se faire rares en raison des milieux universitaires différents sur le plan culturel.	Réalisations personnelles Excellence dans des programmes professionnels ou des associations, p. ex. dans les sports, les arts, la science ou les affaires (la participation du candidat doit avoir eu un impact) Réalisations à titre d'entrepreneur (lancement d'une entreprise, établissement d'une ONG ou d'une initiative caritative, organisation de festivals/concours artistiques ou sportifs) Études à l'étranger Capacité de surmonter des obstacles personnels et de s'engager envers l'excellence en recherche malgré de nombreuses difficultés (raisons socioéconomiques, responsabilités familiales ou parentales, traumatismes, pertes, etc.)	CV commun Déclaration sur le leadership personnel Lettres des répondants Lettre de mise en candidature de l'établissement Deux Lettres de recommandation en matière de leadership (Expliquer en quoi le candidat a largement dépassé les attentes pour atteindre un but, contribuer à la communauté ou endosser des responsabilités pour d’autres personnes.) Circonstances spéciales
  	Participation à la vie universitaire Mentorat et enseignement Expérience en supervision Participation à une association étudiante et à la vie universitaire, notamment à titre de membre de comités d'éthique ou d'autres comités, ou d'équipes, du sénat, de conseils, etc. Gestion de projets/de laboratoires Participation au sein de sociétés universitaires/professionnelles Organisation de conférences, de réunions, de cours, etc.
  	Bénévolat et approche communautaire Engagement dans des organismes de charité ou sans but lucratif
  	Atteinte des objectifs Le candidat a une vision claire de ce qu'il veut accomplir. Il a une vision personnelle élaborée de l'avenir qui propose des changements significatifs ayant un impact pour une communauté, un groupe, une cause ou une organisation. Il planifie des stratégies qui permettent d'atteindre les résultats souhaités et il a des objectifs précis, réalistes et opportuns.
  	Autogestion Le candidat sait établir des priorités et mener à bien des tâches lui permettant d'atteindre les résultats visés. Il a confiance en sa capacité de réussir. Il se fixe des tâches et des objectifs d'apprentissage. Il atteint ses objectifs de façon efficace, structurée et novatrice. Il cherche toujours à s'améliorer.
  	Intégrité Le candidat agit toujours en tenant compte des valeurs éthiques de base ainsi que de ses valeurs et convictions personnelles. Il assume personnellement la responsabilité des conséquences de ses actions et de ses décisions.
  	Autres caractéristiques Le candidat fait preuve de créativité et d'initiative. Il est curieux. Il sait faire face à des situations complexes. Il fait preuve de réalisme. Il est courageux. Il pense de façon stratégique et globale. Il met l'accent sur la recherche de solutions et non sur les problèmes. Il peut obtenir des résultats exceptionnels. Il est en mesure de résoudre de vrais problèmes et de produire de vrais résultats.
  	Compétences sociales Le candidat sait établir de bonnes relations avec diverses personnes. Il s'intéresse à ce que les autres ont à dire, il a une bonne écoute et il donne son point de vue. Il sait comment motiver les gens. Il est persuasif. Il soutient ses pairs. Il sait négocier. Il est considéré comme une personne digne de confiance, qui a le sens de l'éthique et sur qui on peut compter. Il est respecté. Il maîtrise l'art des présentations et des communications publiques.
  Remarques : Au regard de ce critère, il faut se fonder sur la lettre de mise en candidature de l'établissement, les évaluations des répondants et les lettres de recommandation en matière de leadership. Recherchez des personnes polyvalentes qui vont au-delà des attentes. Il faut aussi envisager les occasions accessibles au candidat (manque d'occasions en raison du statut socioéconomique, milieux universitaires différents sur le plan culturel pour les étudiants ayant reçu une formation à l'étranger, etc.). Lors de l'évaluation de ce critère, veuillez vous référer aux instructions fournies aux candidats. Pour de plus amples renseignements sur le leadership, consultez Le leadership aux cycles supérieurs et au postdoctorat [ PDF (260 Ko) ] Cette liste de catégories possibles ne se veut pas exhaustive et est fournie à titre indicatif seulement.

• 4.2 Avant la réunion du comité de sélection de chaque organisme

  • 4.2.1 Séances d'information sur le processus de sélection et exercices de pondération

    Les séances sont organisées pour donner une vue d'ensemble du processus d'évaluation et des critères de sélection du Programme de BESC Vanier. Les téléconférences visent avant tout à tenir un ou plusieurs exercices de pondération dans le but d'assurer une évaluation uniforme des candidatures par tous les membres du comité de sélection.

    De plus amples renseignements sur les séances d'information et les exercices de pondération sont communiqués par courriel avant les téléconférences.

  • 4.2.2 Réception et attribution des candidatures

    Le Secrétariat Vanier-Banting reçoit les candidatures par RechercheNet; ces dernières sont ensuite attribuées aux membres du comité par l'administrateur du programme pour évaluation.

    Le comité de sélection des BESC Vanier de chaque organisme subventionnaire fédéral est multidisciplinaire. Par conséquent, les membres doivent évaluer des candidatures couvrant diverses disciplines relevant des mandats des organismes subventionnaires fédéraux, y compris des disciplines qui pourraient ne pas correspondre au domaine d'expertise des membres. Les trois organismes demandent aux évaluateurs qu'ils jugent le défi intellectuel que représente la recherche à laquelle participera le candidat et qu'ils effectuent leurs évaluations du point de vue d'un généraliste, même si le domaine ne leur est pas forcément familier. Chaque candidature sera évaluée par deux membres du comité de sélection, l'un d'entre eux jouant le rôle d'évaluateur principal et l'autre, celui d'évaluateur secondaire.

    Après avoir reçu les candidatures, le Secrétariat les attribue aux membres du comité de sélection par l'intermédiaire de RechercheNet, le portail Web servant à l'évaluation des candidatures. Le personnel du Secrétariat cherche à répartir équitablement la charge de travail entre les membres en tenant compte de leurs capacités linguistiques et de leurs domaines d'expertise, en plus des conflits d'intérêts potentiels. Chaque membre est chargé d'évaluer les candidatures qui lui sont confiées.

    Dès que les candidatures sont attribuées, chacun des membres du comité a accès à RechercheNet pour procéder à l'évaluation des candidatures qui lui ont été attribuées. Les membres reçoivent un courriel les informant que ces candidatures sont accessibles.

  • 4.2.3 Signalement des conflits d'intérêts par les membres du comité de sélection

    Les membres du comité de sélection relèvent les conflits d'intérêts qu'ils pourraient avoir en rapport avec les candidatures qui leur ont été assignées.

    • Veuillez consulter la Politique sur les conflits d'intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche.

    Par l'intermédiaire de RechercheNet, les membres du comité de sélection pourront indiquer s'ils se trouvent en situation de conflit d'intérêts pour l'une ou l'autre des candidatures qu'ils auront reçues. Une liste de conflits est fournie ci-dessous. Puisqu'elle n'est pas exhaustive, les évaluateurs devraient consulter les Lignes directrices sur la confidentialité et les conflits d'intérêts, qui correspondent à la première tâche obligatoire dans RechercheNet. Si un membre du comité de sélection estime, pour quelque raison que ce soit, ne pas être en mesure d'évaluer une candidature qui lui a été attribuée, il doit en informer immédiatement l'administrateur du programme pour que celle-ci puisse être réattribuée, au besoin.

    Êtes-vous en situation de conflit d'intérêts avec un candidat?

    Les lignes directrices suivantes régissent les conflits d'intérêts dans l'évaluation des candidatures aux BESC Vanier. Parce qu'elles ne peuvent prévoir toutes les situations, les organismes subventionnaires fédéraux se fient au jugement des membres du comité pour repérer les conflits possibles. Un membre de comité ne peut agir comme évaluateur d'une candidature :

    • si le membre est affilié à l'établissement qui présente la candidature et qui est proposé par le candidat;
    • si le candidat est du même département;
    • si le candidat est, a été ou sera sous sa supervision directe ou partagée;
    • si le candidat a ou a eu une relation personnelle ou professionnelle avec lui;
    • si le membre estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

    Si une candidature particulière place un membre du comité de sélection dans une situation de conflit d'intérêts, ce dernier sera invité à quitter la pièce avant le début des délibérations sur le dossier du candidat concerné.

    Il revient aux membres du comité de déclarer toute situation de conflit d'intérêts avant d'évaluer une candidature. Si une situation n'est pas clairement décrite dans les directives, ou si le président ou le comité a de la difficulté à établir s'il existe un conflit d'intérêts, il incombe alors au personnel du Secrétariat Vanier-Banting de trancher.

  • 4.2.4 Formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion

    Les membres des comités de sélection doivent remplir le Formulaire de déclaration volontaire sur l'équité, la diversité et l'inclusion dans RechercheNet avant d'accéder aux demandes qui leur sont attribuées. Pour de plus amples renseignements concernant ce formulaire, consultez la foire aux questions et la marche à suivre sur le site Web des IRSC.

  • 4.2.5 Évaluation et cotation préliminaire des candidatures

    L'évaluation doit être basée uniquement sur les informations fournies dans la candidature. Les membres sont priés de ne pas obtenir d'informations supplémentaires (comme tenter de savoir si un article de recherche a été publié ou visiter des sites Web externes en hyperlien dans les zones de texte libre) pour les candidatures qu'ils évaluent.

    Les évaluateurs doivent attribuer une cote préliminaire à toutes les candidatures qui leur ont été assignées en utilisant RechercheNet et ils doivent ensuite transmettre leurs cotes au Secrétariat Vanier-Banting par voie électronique avant la réunion du comité de sélection. Une date limite sera communiquée aux membres du comité en temps opportun.

    L'évaluation par les pairs est, par définition, subjective. Les préjugés peuvent se manifester de diverses façons et être fondés sur un ou plusieurs des facteurs qui suivent :

    • école de pensée
    • nature de la recherche (p. ex. fondamentale, appliquée, translationnelle)
    • domaines de recherche ou approches (émergentes notamment)
    • nature des contributions à la recherche
    • taille ou réputation d'un établissement participant
    • contexte culturel
    • âge
    • race
    • religion
    • langue
    • sexe
    • handicap
    • orientation sexuelle

    Nous mettons les évaluateurs en garde contre tout jugement inapproprié des candidatures fondé sur de tels facteurs, et nous leur demandons de demeurer vigilants afin d'éviter tout préjugé implicite dans leur prise de décision.

    Pouvons-nous favoriser l'équité et prévenir les préjugés dans le processus d'évaluation?

    Les trois organismes subventionnaires s'emploient activement à promouvoir l'équité et la diversité ainsi qu'à prévenir les préjugés inconscients dans leurs processus d'évaluation. À cette fin, le Secrétariat a dressé une liste de ressources que les évaluateurs peuvent consulter en ce qui concerne l'équité, la diversité et l'inclusion. Tous les membres doivent les examiner, en particulier le module de formation sur les préjugés inconscients.

    Éléments à prendre en compte pour l'évaluation de candidats dont la recherche proposée implique respectueusement des communautés autochtones

    Les candidats dont la recherche proposée implique respectueusement des communautés autochtones doivent inclure : « Cette recherche implique respectueusement des communautés autochtones » au début de leur résumé non scientifique. L'administrateur du programme de chaque comité de sélection (CRSH, CRSNG, IRSC) s'assurera ensuite que l'évaluateur principal ou secondaire pour ces candidats possède l'expertise requise dans le domaine de la recherche autochtone.

    On demande aux évaluateurs principaux et secondaires de relever toute candidature dont la recherche implique de façon respectueuse des communautés autochtones, mais qui n'est pas désignée comme telle dans le résumé non scientifique, afin que cette candidature reçoive toute l'attention qu'elle mérite.

    Tous les membres du comité affectés à ces candidatures (évaluateur principal, évaluateur secondaire et, le cas échéant, troisième lecteur, lecteur invité ou expert invité) sont tenus de consulter et de prendre en considération les lignes directrices applicables à l'évaluation des projets de recherche impliquant des Autochtones. Ces lignes directrices, ainsi que d'autres éléments importants, peuvent être consultées à la page Équité, diversité et inclusion.

    Les deux documents suivants sont particulièrement utiles pour guider l'évaluation de ces demandes :

    • Chapitre 9 de l'Énoncé de politique des trois conseils – EPTC 2 (2022) : Recherche impliquant les Premières Nations, les Inuits ou les Métis du Canada
      • L'article 9.1 contient des exemples de situations dans lesquelles la participation de la communauté est nécessaire :
        • la recherche est menée sur des terres des Premières Nations, des Inuk (Inuits) ou des Métis;
        • l'identité autochtone est un facteur retenu parmi les critères de recrutement;
        • le projet cherche à obtenir l'apport des participants sur le patrimoine culturel, les artefacts, les connaissances traditionnelles ou les caractéristiques particulières de leur communauté;
        • l'identité autochtone ou l'appartenance à une communauté autochtone est utilisée comme variable dans l'analyse des données de la recherche;
        • l'interprétation des résultats de la recherche fera référence aux communautés, aux peuples, à la langue, à l'histoire ou à la culture autochtones.
    • Lignes directrices du CRSH pour l'évaluation du mérite de la recherche autochtone
      • Les concepts clés ci-dessous des lignes directrices du CRSH devraient être mis en évidence dans la proposition de recherche, le cas échéant, et devraient être justifiés dans la lettre de mise en candidature de l'établissement :
        • Connaissances autochtones ou traditionnelles
        • Réciprocité
        • Communauté
        • Respect, pertinence et contributions

    La proposition de recherche devrait indiquer que le candidat et son établissement d'accueil connaissent les principes et les protocoles pertinents établis pour ce genre de recherche et qu'ils y ont recours. Un dialogue significatif et culturellement sécurisant avec la communauté devrait être manifeste.

    La demande est-elle admissible à du soutien?

    Le Secrétariat effectue une présélection des candidatures en se fondant sur les critères d'admissibilité pour s'assurer que le candidat est admissible au Programme de BESC Vanier. Les membres du comité de sélection sont priés de faire part au personnel du Secrétariat de leurs préoccupations ou questions par rapport à l'admissibilité d'un candidat, mais ils doivent poursuivre l'évaluation de la candidature en question pendant que la situation est étudiée. Ces doutes doivent être communiqués au personnel seulement et ne doivent pas s'immiscer dans les discussions sur les candidatures.

    Le projet de recherche proposé va-t-il à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche?

    Si un membre du comité a des raisons de croire que la recherche proposée par un candidat va à l'encontre du Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ou s'il a des préoccupations d'ordre éthique par rapport à la candidature, il doit en informer le Secrétariat le plus tôt possible et procéder à l'évaluation pendant que la situation est étudiée. Ces doutes doivent être communiqués au personnel seulement et ne doivent pas s'immiscer dans les discussions sur les candidatures.

    Cotation préliminaire

    Les membres du comité de sélection doivent attribuer une cote préliminaire (c.-à-d. une cote accordée avant la réunion du comité de sélection et qui peut ou non correspondre à la cote finale) de 0,1 à 9,0 (échelle en dixièmes seulement, 9,0 étant une cote élevée et 0,1, une cote faible) aux candidatures qui leur sont assignées pour chacun des trois critères de sélection. RechercheNet calculera automatiquement la cote préliminaire globale attribuée à chaque candidature en faisant la moyenne des cotes données pour chaque critère.

    Afin d'aider les membres du comité de sélection à départager les candidats très prometteurs et à utiliser l'ensemble de l'échelle de cotation, un système de catégorisation a été mis en place. Les candidatures sont classées par catégories en fonction de la cote globale et non de façon distincte pour chaque critère. Les candidatures attribuées à chaque membre du comité de sélection doivent se classer dans chacune des trois catégories suivantes, selon la proportion donnée dans le tableau qui suit. Les candidatures qui restent (25 %) peuvent être réparties dans l'une ou l'autre des catégories, selon l'évaluation qui en est faite, de manière à équilibrer un sous-ensemble de candidatures relativement fortes ou faibles.

    Recommandation de financement	Cote	Proportion
    Recommandée	6,1 – 9,0	25 %
    Pourrait être recommandée	3,1 – 6,0	25 %
    Non recommandée	0,1 – 3,0	25 %

    Rappel : De plus, dans la catégorie Recommandée, les membres doivent attribuer une cote entre 8,0 et 9,0 à au moins 1 demande ou à 2 demandes tout au plus.

    Nous encourageons vivement les évaluateurs à procéder à l'évaluation de plusieurs candidatures avant de commencer à attribuer des cotes, ce qui leur donnera un cadre de référence adéquat pour la cotation de l'ensemble des candidatures qui leur ont été attribuées. Un chiffrier électronique sera fourni aux membres pour faciliter le travail de cotation et de catégorisation.

    Pour que ce système soit efficace, il est essentiel d'attribuer l'intervalle complet des cotes comprises dans une catégorie. Ainsi, les évaluateurs doivent s'efforcer de départager les candidatures au sein d'une catégorie donnée afin d'éviter qu'il y ait égalité. Par exemple, si trois candidatures sont classées dans la catégorie Recommandée, l'une d'elles devrait être classée première et une autre, dernière, la candidature restante se situant entre les deux, si cela est approprié.

    Comme le nombre de candidatures pour ce programme est difficile à prédire, les évaluateurs sont invités à jauger le temps qu'ils consacrent aux candidatures de moins bonne qualité en fonction du nombre de candidatures qui leur sont attribuées (p. ex. plus le nombre de candidatures est élevé, moins il faut consacrer de temps aux candidatures considérées comme entrant dans la catégorie Non recommandée). Selon le nombre de candidatures reçues, des variantes du système de catégorisation obligatoire ou de triage des candidatures de qualité inférieure pourront être mises en place.

    Remarque : Les membres du comité de sélection doivent apporter à la réunion les notes qu'ils ont prises. Ces notes seront détruites de façon sécuritaire après la réunion.

    Les cotes préliminaires doivent être transmises électroniquement au Secrétariat par l'intermédiaire de RechercheNet avant la réunion du comité de sélection. La date exacte sera confirmée par l'administrateur du programme. Il est essentiel que cette date soit respectée, car avant d'avoir reçu toutes les cotes préliminaires, le personnel du Secrétariat ne pourra pas déterminer quelles candidatures seront évaluées à la réunion du comité de sélection ni lesquelles devront être évaluées par un troisième lecteur. Les membres du comité de sélection sont invités à communiquer avec le personnel du Secrétariat en tout temps s'ils ont besoin d'aide durant la cotation préliminaire des candidatures.

    Rappel : Les membres du comité chargés d'évaluer des candidatures dont la recherche proposée implique des communautés autochtones doivent consulter et prendre en considération les lignes directrices visant l'évaluation des candidatures qui prévoient ce type de recherche. Ces lignes directrices, ainsi que d'autres considérations importantes, sont communiquées à la page Équité, diversité et inclusion. On s'attend à ce que les membres lisent la documentation avant d'entreprendre le processus de cotation préliminaire.

  • 4.2.6 Classement préliminaire des candidatures

    Une fois que toutes les cotes préliminaires des évaluateurs principaux et secondaires auront été transmises, le personnel du Secrétariat calculera la moyenne des cotes globales des deux évaluateurs et classera les candidatures en ordre décroissant. Ce classement sera communiqué aux membres du comité de sélection avant la réunion.

  • 4.2.7 Choix des candidatures qui feront l'objet d'une discussion à la réunion

    L’administrateur du programme identifie les candidatures pour lesquelles il existe un écart d’au moins 3,0 points entre les cotes préliminaires des évaluateurs principaux et secondaires et pour lesquelles l’une de ces cotes préliminaires est supérieure ou égale à la cote globale de la candidature classée au 55e rang ou, dans le cas où le comité de sélection accorde la 166e bourse, à la nomination classée au 56e rang (le nombre exact de demandes ayant obtenu des cotes divergentes dépendra du nombre d’écarts). L’administrateur du programme fournit ensuite au comité de sélection une liste préliminaire classée de toutes les candidatures, en identifiant celles qui feront l’objet d’une discussion lors de la réunion, à savoir :

    • les candidatures classées du 31e au 70e rang;
    • toutes les candidatures dont les cotes divergent (voir ci-dessus);
    • les deux demandes les mieux classées de chaque évaluateur (si elles ne font pas déjà partie de la liste).

    À la réception de cette liste, les membres du comité sont priés de cerner rapidement l'un ou l'autre des éléments suivants :

    • d'autres candidatures qui, à leur avis, devraient également faire l'objet d'une discussion à la réunion et être évaluées par un troisième lecteur;
    • les candidatures qui, à leur avis, devraient également être évaluées par un lecteur invité;
    • les candidatures qui, à leur avis, devraient également être évaluées par un expert invité.

  • 4.2.8 Désignation de troisièmes lecteurs et de lecteurs/experts invités

    L'administrateur du programme confiera à un troisième lecteur le soin d'évaluer les ensembles de candidatures qui suivent :

    • toutes les candidatures dont les cotes divergent;
    • toutes les autres candidatures ayant été signalées par les évaluateurs;
    • la candidature au seuil de financement (c.-à-d. classée au 55^e rang ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 166^e bourse, la candidature classée 56^e);
    • les cinq candidatures immédiatement au-dessus du seuil de financement (c.-à-d. celles classées du 50^e au 54^e rang inclusivement ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 166^e bourse, celles classées du 51^e au 55^e rang inclusivement);
    • les cinq candidatures immédiatement en dessous du seuil de financement (c.-à-d. celles du 56^e au 60^e rang inclusivement ou, dans le cas du comité de sélection octroyant la 166^e bourse, celles classées du 57^e au 61^e rang inclusivement);
    • toute autre candidature qui n’a pas déjà été signalée par un membre et qui figure dans le classement ordinal de chaque membre du comité de sélection.

    b) Détermination des candidatures à faire évaluer par des lecteurs invités

    Dans le cas de certaines propositions de recherche, il est nécessaire de dépasser les limites du mandat d'un seul comité de sélection (CRSH, CRSNG, IRSC). Si, dans le cadre d'une évaluation, l'expertise d'un autre comité s'avère utile, l'évaluateur principal ou secondaire peut signaler que la candidature nécessite d'être évaluée par un lecteur invité siégeant à l'un des autres comités de sélection.

    L'administrateur du programme affectera un lecteur invité à l'évaluation des candidatures signalées.

    c) Détermination des candidatures à faire évaluer par les experts invités

    Si l'expertise en recherche autochtone d'un comité de sélection est insuffisante, l'administrateur du programme affecté à ce comité désignera un expert invité pour évaluer toute candidature dont la recherche implique respectueusement des communautés autochtones.

    d) Signalement des conflits d'intérêts

    Les troisièmes lecteurs, les lecteurs invités et les experts invités doivent communiquer avec l'administrateur de programme du Secrétariat pour signaler tout conflit d'intérêts concernant les candidatures qui leur sont attribuées.

  • 4.2.9 Attribution des cotes préliminaires aux candidatures (troisièmes lecteurs)

    Le troisième lecteur est responsable de l'évaluation et de la cotation préliminaire des candidatures qui lui sont assignées. Pour attribuer cette cote, le troisième lecteur doit se baser sur les trois mêmes critères, le même système de cotation (c.-à-d. qu'il doit tenir compte de l'échelle et comparer ces candidatures à celles qu'il a évaluées à titre d'évaluateur principal ou secondaire) et les mêmes lignes directrices que celles énoncées ci-dessus pour les évaluateurs principaux et secondaires.

    Le troisième lecteur doit communiquer avec l'administrateur du programme pour signaler tout conflit d'intérêts concernant les candidatures qui lui sont attribuées.

    Le troisième lecteur doit soumettre ses cotes préliminaires par voie électronique à l'administrateur du programme, en respectant la date limite prévue. (La date limite précise sera confirmée par l'administrateur du programme.)

    Les cotes préliminaires fournies par les lecteurs ne sont pas prises en compte dans la cote globale des demandes. Elles représentent plutôt une rétroaction supplémentaire visant à éclairer la discussion au cours de la réunion. On s'attend à ce que le lecteur soit prêt à fournir des commentaires pendant les délibérations du comité sur les forces et les faiblesses des candidatures.

  • 4.2.10 Mise à jour du classement préliminaire

    Avant la réunion du comité de sélection, l'administrateur du programme met à jour la liste de classement préliminaire, en tenant compte des cotes attribuées par les évaluateurs principal et secondaire et, au besoin, par le troisième lecteur, et met cette liste à la disposition des membres du comité de sélection. Cette liste fera l'objet de discussions à la réunion du comité de sélection et sera formée :

    • du dossier des 40 candidats classés du 31^e au 70^e rang;
    • des autres candidatures assignées à un troisième lecteur.

    Aucune autre candidature ne devrait être débattue à la réunion.

• 4.3 Durant la réunion du comité de sélection

  4.3.1 Processus d'évaluation au cours de la réunion

  Remarque : Les membres du comité sont encouragés à formuler leurs commentaires de manière épicène et inclusive lors de la présentation des évaluations et lors des discussions.

  Remarque : Les membres du comité doivent apporter à la réunion les notes personnelles prises durant l'évaluation des candidatures. Ces notes devront être détruites de façon sécuritaire après la réunion.

  Les dates de la réunion sont fournies par l'administrateur du programme.

  À la réunion, les candidatures suivantes sont évaluées une par une, selon un ordre décroissant :

  • les candidatures classées entre les rangs 31 et 70;
  • les candidatures dont les cotes divergent de 3,0 ou plus;
  • toutes les autres candidatures ayant été signalées par un membre.

  Le nombre total de candidatures qui feront l'objet de discussions dépendra du nombre de celles qui ont un trop grand écart et du nombre de candidatures supplémentaires signalées par les évaluateurs.

  La procédure d'évaluation d'une candidature au cours de la réunion comprendra les étapes suivantes :

  1. L'évaluateur principal présente la candidature rapidement pour décrire le sujet de recherche, le stade et le cheminement de carrière du candidat et toute circonstance spéciale précisée dans la candidature. Ensuite, il résume verbalement les points forts et les points faibles de la candidature en abordant un à un chaque critère, ainsi que les points soulevés dans les évaluations des deux répondants. Ce résumé prend deux à trois minutes.
  2. L'évaluateur secondaire ajoute ses commentaires pour montrer s'il est d'accord ou non avec l'évaluateur principal. Ces commentaires devraient prendre une minute ou deux.
  3. Le troisième lecteur, le cas échéant, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la candidature. Cette étape devrait prendre environ une minute.
  4. Le lecteur invité, le cas échéant, ajoute ensuite tout autre renseignement qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la candidature. Cette étape devrait prendre environ deux minutes.
  5. L'expert invité, le cas échéant, ajoute ensuite toute autre information qu'il juge utile pour permettre au comité d'évaluer la candidature, en mettant l'accent sur les composantes autochtones de la candidature.
  6. Si les questions d'EDI s'appliquent et n'ont pas fait l'objet d'une discussion, le spécialiste de l'EDI traite des considérations liées à l'équité, à la diversité et à l'inclusion pour l'évaluation de la candidature (trajectoire de recherche du candidat, présence ou manque d'occasions, ou obstacles; circonstances personnelles pouvant influer sur les réalisations en recherche ou la productivité du candidat; diversité des perspectives et des expériences; prise en compte de l'analyse comparative entre les sexes et les genres Plus [ACSG Plus] dans le plan de recherche, les méthodes, l'analyse et l'interprétation des données, ou la diffusion des conclusions).
  7. Les autres membres du comité peuvent faire des commentaires ou poser des questions afin de clarifier l'information présentée par les évaluateurs, les lecteurs ou les experts invités, ce qui pourrait générer une discussion au sein du comité. Les membres doivent s'assurer que le stade et le cheminement de carrière du candidat ainsi que toute circonstance spéciale ou contribution non traditionnelle à la recherche ont été pris en compte dans l'évaluation des réalisations du candidat.
  8. Le comité parvient à un consensus sur la cote finale à accorder à la candidature en tenant compte des commentaires fournis par les évaluateurs principal et secondaire, ainsi que par le troisième lecteur, le lecteur invité et l'expert invité, le cas échéant. On s'attend à ce que le comité de sélection détermine par consensus la cote attribuée pour chacun des trois critères de sélection, dont on fera la moyenne pour arriver à la cote finale attribuée à la candidature. Remarque : Pour qu'une candidature soit considérée comme admissible à un financement, elle doit obtenir une cote moyenne d'au moins 3,1 pour chacun des trois critères.
  9. Lorsque toutes les candidatures ont été débattues et ont reçu une cote, leur classement est passé en revue afin : d'établir le seuil de qualité pour le financement (en dessous duquel les candidatures seront jugées insatisfaisantes pour l'obtention du financement dans l'éventualité où des fonds devenaient disponibles); de briser toute égalité dans les cotes entre la candidature au 55^e rang – ou dans le cas du comité octroyant la 166^e bourse, la candidature au 56^e rang – et les candidatures atteignant le seuil de qualité.

  Après le concours, les candidats pourront prendre connaissance de la cote finale que le comité leur aura attribuée pour chaque critère. Cela tient lieu de rétroaction aux candidats sur les forces et les faiblesses relatives de leur candidature, ainsi que leur classement relatif. Les membres du comité ne présenteront pas de commentaires écrits sur des candidatures individuelles.

  Le classement final de toutes les candidatures sera présenté pour approbation au Comité directeur des programmes des trois organismes.

  Tout commentaire formulé concernant l'évaluation des candidatures à la réunion doit être porté à l'attention du personnel du Secrétariat.

  4.3.2 Formulation des recommandations de financement

  Les membres du comité de sélection seront invités à formuler leurs commentaires sur la liste. Plus précisément :

  • Chacun des organismes subventionnaires fédéraux attribue un nombre maximal de 55 bourses, et une bourse additionnelle est offerte chaque année par les IRSC ou le CRSNG. Les membres du comité de sélection doivent s'assurer que les candidats dont le classement se situe entre le 53^e et le 70^e rang sont dans le bon ordre.
  • Le personnel du Secrétariat suivra ce classement pour offrir une BESC Vanier au candidat suivant sur la liste par suite du refus d'une bourse.
  • Les membres du comité de sélection doivent déterminer un seuil de qualité et dresser une liste de classement de candidats de remplacement dont le dossier de candidature sera acheminé au Comité directeur des PTO avec la mention « financement recommandé » si du financement devient disponible. L'octroi d'une BESC Vanier ne serait pas recommandé pour les candidats se situant au-dessous de ce seuil.
  • On procède à des bris d'égalité seulement pour les candidats de remplacement. La procédure pour départager les candidatures ex aequo est la suivante :
    • Lorsque deux candidatures obtiennent la même cote globale, mais que les écarts divergent, la candidature ayant l'écart le plus petit prend le 1^er rang, puisque cela témoigne d'un consensus entre les évaluateurs pour ce qui est du mérite relatif;
    • Si cela ne suffit pas à départager les candidatures ex aequo, la candidature ayant obtenu la plus haute cote pour le leadership devrait se classer première, car ce critère est propre au Programme de BESC Vanier;
    • Si l'égalité persiste après avoir eu recours à ces deux méthodes, une discussion aura lieu en comité, et les candidatures seront départagées par consensus.

  Le comité de sélection de chaque organisme soumettra sa liste de classement définitive à l'approbation finale du Comité directeur des PTO.

  4.3.3 Discussion sur les politiques

  À la fin de la réunion du comité de sélection, une fois que les recommandations du comité ont été formulées, les membres sont invités à prendre part à une discussion sur les politiques. Au cours de cette discussion, on formule généralement des commentaires sur la qualité des candidatures évaluées, les aspects du processus d'évaluation où il y a matière à amélioration, les besoins quant à la composition future du comité et la logistique du concours, et on fournit de la rétroaction sur les services administratifs.

• 4.4 Après la réunion du comité de sélection

  4.4.1 Préparation et présentation du rapport du président

  Après la réunion, en consultation avec les membres du comité et le personnel du Secrétariat, le président doit préparer et soumettre son rapport.

  Ce rapport servira à communiquer les observations du comité ainsi que ses recommandations pour améliorer le processus d'évaluation et les politiques du programme.

  En plus de la liste montrant le classement final de toutes les candidatures, ce rapport devrait inclure tout commentaire pertinent concernant, entre autres, ce qui suit :

  • les procédures d'évaluation suivies par le comité de sélection;
  • les difficultés particulières se présentant en cours d'évaluation des candidatures;
  • des recommandations visant la révision des politiques;
  • des suggestions concernant les renseignements que les candidats doivent fournir (documents relatifs à la candidature);
  • les critères de sélection;
  • des suggestions quant aux modifications à apporter au processus de mise en candidature électronique;
  • des suggestions concernant la composition du comité.

  Le rapport est présenté au Comité de gestion des PTO.

5. Composition des comités de sélection

• 5.1 Processus de recrutement

  Les organismes subventionnaires fédéraux demandent régulièrement aux établissements, aux entreprises et aux gouvernements de leur suggérer le nom de personnes qui pourraient siéger à leurs comités de sélection. Les anciens membres et les membres actuels des comités de sélection et le personnel du Secrétariat proposent aussi des candidats.

  Le personnel du Secrétariat prépare la liste des personnes qui seront affectées à chaque comité sous réserve de l’approbation du directeur adjoint du Secrétariat Vanier-Banting. Les présidents des comités sont choisis de façon similaire parmi les anciens membres ayant siégé à un comité pour un ou plusieurs concours.

• 5.2 Critères de sélection des membres

  L'excellence universitaire et l'excellence en recherche constituent le plus important critère de sélection des membres des comités. La valeur du processus d'évaluation repose sur la crédibilité des membres des comités, et sur leur expertise et leur productivité reconnues dans leur domaine. Bien que chaque comité soit représentatif de la communauté qu'il sert, on ne s'attend pas à ce que ses membres représentent eux-mêmes des groupes, des établissements, des régions ou des pays en particulier. La composition des comités vise à assurer :

  • la participation d'un large éventail d'établissements/organismes canadiens, y compris des établissements/organismes de taille modeste, et d'experts dans leur domaine;
  • une représentation appropriée des genres, des langues et des domaines d'expertise;
  • une connaissance adéquate du milieu de la recherche au Canada;
  • des compétences pertinentes dans les deux langues officielles;
  • une représentation appropriée de la communauté internationale.

• 5.3 Durée du mandat des membres

  Le renouvellement de la composition des comités de sélection est essentiel pour garantir la vitalité des comités, car il permet de mieux représenter les établissements et les expertises complémentaires.

  Les membres principaux des comités seront recrutés pour un mandat d’une durée déterminée (habituellement trois ans). À des fins de stabilité, le mécanisme mis en place pour le renouvellement de la composition des comités prévoit le remplacement annuel du tiers des membres. La prolongation d’un mandat pour une année supplémentaire ne sera acceptée que dans des circonstances exceptionnelles. Les membres chevronnés peuvent être nommés présidents.

  Le renouvellement de la composition des comités permet de constamment prendre en compte de nouvelles perspectives dans le processus d'évaluation par les pairs.